Wie Mitarbeiter in Remote Teams erfolgreich zusammenarbeiten
In den vergangenen Jahren wurden Begriffe wie “fully distributed Team” und “Remote Team” immer häufiger verwendet. Es finden sich zahlreiche Veröffentlichungen darüber, welche Tools man verwenden soll, um Kommunikation und Koordination in den Griff zu bekommen.
Gleichzeitig ist die Gruppe derer, die rein gar nichts von Remote Teams halten, nach wie vor sehr groß.
Wir denken, es ist hilfreich, einerseits diverse Arten von Remote Work zu unterscheiden und andererseits zu verstehen, worin die eigentliche Herausforderung besteht. Erst danach sollte man über Tools und Prozesse sprechen.
Dieser Blogpost soll Ihnen einen ersten Einblick in das Thema „Remote Teams“ geben.
Welche Arten von „Remote Work” gibt es?
Die Begriffe „remote arbeiten“ oder „remote work“ sind inzwischen fest in unserem Wortschatz etabliert. Häufig werden sie jedoch für sehr unterschiedliche Szenarien verwendet. Wir kennen aus unserer Praxis drei mögliche Ausgestaltungen.
Fixpreis und Fix Scope
In diesem Szenario gibt es eine genau umrissene Aufgabe, die es zu erledigen gilt. Die Aufgabe oder das Projekt übergibt man an einen Freelancer und bezahlt einen Festpreis. Ein Beispiel hierfür ist ein Grafiker, der eine Broschüre erstellen soll.
Dieser Fall ist unproblematisch, weil es sich nicht um ein Team handelt. Zudem sind Preis und Leistung klar festgelegt. Bei Nichtlieferung der Leistung erfolgt auch keine Bezahlung.
Festangestellter Mitarbeiter
Dies meint einen bei einem Unternehmen angestellten Mitarbeiter, der oft zuhause arbeitet (also im Homeoffice ist), aber auch regelmäßig im Büro ist.
Mehrere Softwareentwickler
Diese leben in unterschiedlichen Ländern, verstreut auf der Welt und sehen sich nie oder äußerst selten. Die Entwickler arbeiten auf Stundenbasis oder sind fest angestellt. Zusammen als Team erstellen sie eine Software.
Die Herausforderung beim remote Arbeiten liegt in den Szenarien 2 und 3, wenn ein Team zum Einsatz kommt, dass gemanagt werden soll. In diesem Blogpost gehen wir daher genau auf diese Fälle ein.
Die Besonderheit bei Remote Teams
Um zu verstehen, worin die eigentliche Herausforderung liegt, müssen wir uns einerseits in denjenigen versetzen, der remote arbeitet und andererseits in den versetzen, der die Arbeit als Manager koordiniert oder Budgetverantwortung hat.
Sitzt man gemeinsam in einem Büro, dann nimmt man unbewusst Informationen auf. Dies betrifft z.B. die Stimmung der Kollegen, welche ansteckend und motivierend sein kann. Man sieht auch, ob jemand sehr intensiv an einer Sache arbeitet oder eher entspannt durch den Tag spaziert.
Außerdem erhält man mehr Details zum Projekt, die man via Flurfunk aufschnappt. Oft sind diese Informationen wichtig, man ist sich dessen aber gar nicht bewusst. Zeitdruck und Dringlichkeit von Aufgaben werden eher wahrgenommen.
Dieser Informationsfluss mit psychologischen Auswirkungen fehlt gänzlich beim remote Arbeiten bzw. im Homeoffice. Dadurch können verschiedene Effekte auftreten.
Wie wirkt sich „Remote Work“ aus?
Die Effekte auf das Team und den Manager sind vielfältig. Da die Mitarbeiter nicht anwesend sind, ist der Manager nicht davon überzeugt, dass das Team arbeitet, sondern hat das Gefühl, dass sich die Kollegen eine schöne Zeit machen.
Die einzelnen Teammitglieder fühlen eine Distanz zum Rest des Teams und entwickeln mitunter weniger Ehrgeiz. Sie brauchen die Gruppendynamik, um effizient und motiviert zu arbeiten.
Da kleine, aber wichtige Details fehlen, können Teammitglieder ihre Aufgaben nicht immer ideal ausführen.
Diese Effekte können die Produktivität und Kreativität des Teams erheblich belasten. Zahlreiche Versuche ein fully distributed Team aufzusetzen sind gescheitert. Daher ist es wichtig zu erkennen, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, um den Erfolg nicht zu gefährden.
Mit den richtigen Maßnahmen das Remote Team steuern
Geeignete Maßnahmen sollen sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen gut strukturiert, verteilt und wahrgenommen werden, damit jeder Mitarbeiter seine Aufgaben gut erledigen kann.
Es ist zusätzlich wichtig, (ungefähr) abzuschätzen, wie viel ein Mitarbeiter arbeitet – sowohl hinsichtlich Zeiteinsatz als auch Menge und Aufgaben.
Als weiteres Ziel sollte ein Teamgeist etabliert und ständig aufrechterhalten werden, damit Mitarbeiter motiviert sind.
Entscheidend ist die Mitarbeiterauswahl
Bereits am Anfang können Teams schon zum Scheitern verurteilt sein, wenn man nicht auf die richtige Auswahl der Mitarbeiter das Augenmerk legt.
Achten Sie verstärkt auf folgende Charakteristiken, und zwar noch mehr als in einem üblichen Büro-Szenario:
- Der Mitarbeiter muss in einem größeren Maß fähig sein, selbständig zu arbeiten und sich und seinen Tagesablauf zu koordinieren. Selbstdisziplin spielt hier eine zentrale Rolle.
- Sehr wichtig ist die Fähigkeit, sich mündlich und schriftlich klar und kompakt auszudrücken. Damit lassen sich Missverständnisse vermeiden. Ein freundlicher Ton sollte gepflegt werden.
Unsere Erfahrung zeigt, dass die Recruiting-Interviews „kriegsentscheidend” sind. Hier sind oftmals auch junge personalverantwortliche Manager überfordert, weil ihnen die Erfahrung fehlt, wie man denn nun den richtigen Kandidaten identifiziert, der gut in ein Team passt.
Ein paar Tipps für Remote Teams
Es ist von Vorteil, wenn ein neuer Mitarbeiter zur Einarbeitung physisch vor Ort ist. Es entsteht eine persönliche Bindung zum Unternehmen und dem Team. Die Einarbeitung ist einfacher, weil schneller nachgefragt werden kann.
Für unterschiedliche Problemstellungen sind verschiedene Arten von Meetings nötig. Es gibt zum einen Meetings, die dazu dienen, Arbeit zu strukturieren, und zum anderen Meetings, bei denen eher Arbeit und Aufgaben verteilt werden.
Es ist sehr wichtig, dass das Resultat der ersten Kategorie von Meetings darin mündet, dass die Aufgaben in ein System eingetragen und mit ausreichender Detailtiefe beschrieben werden. Die zweite Kategorie von Meetings stellt eher ein tägliches Ritual dar. Bei diesen Team Meetings wird festgestellt, wer an was arbeitet und ob es Hürden gibt, wer helfen kann etc.
Die Verwendung von Telefon und Email haben bei der Steuerung von Remote Teams deutliche Nachteile. Es ist besser, Systeme wie Zoom, Slack, Microsoft Teams etc. zu verwenden, weil hier themenspezifische Kommunikationskanäle erstellt werden können und die Kommunikation nahezu wie in einem Gespräch stattfinden kann.
Es besteht außerdem die Möglichkeit, zeitversetzt zu kommunizieren. Zudem können Teilnehmer einem Kommunikationskanal hinzugefügt und entfernt werden. Diese Flexibilität und Fokussierung haben sich als sehr vorteilhaft herausgestellt.
Mangels Kaffeeküche und Flurfunk wird ein Ersatz benötigt, um die emotionale Bindung zwischen den Mitarbeitern zu begünstigen. Dies hilft bei der Erzeugung des Team-Spirits. Es ist ratsam, in den genannten Systemen spezielle Chats zu erstellen für private Themen. Das Management muss hier anfangs eine Rollenfunktion übernehmen und Dinge wie z.B. ein paar Urlaubsbilder teilen oder zum Geburtstag gratulieren.
Soweit finanziell möglich, sollte sich das Team mehrmals im Jahr treffen. Eine Quartalsplanung kann z.B. mit einer gemeinsamen Exkursion (Wandern, Rafting o.ä.) verbunden werden. Dies ist insbesondere ganz am Anfang wichtig, wenn das Team erstmalig zusammengestellt wird und seine Arbeit aufnimmt.
Fazit
Remote Teams sind schwieriger zu managen als Teams, die zusammen im gleichen Gebäude bzw. Büro arbeiten. Wichtig sind die Auswahl der Mitarbeiter, die Kommunikation sowie Tools und Managementprozesse.
Lesen Sie in unserem Blogpost, wie Sie am besten vorgehen, wenn Sie ein Software-Entwicklungsteam aufbauen und welche Strategien und Tools Ihnen bei Ihren Projekten helfen können.
Die Kommunikation mit Remote Teams ist nicht immer einfach. Kommunikationsprobleme treten häufig auf, können aber mit dem entsprechenden Wissen und Maßnahmen beseitigt werden.
Zu guter Letzt noch einige Links zu Firmen, die sich als Vorreiter im Bereich Remote Teams etabliert haben:
