Alles was Sie über Kommunikationsprobleme und Mitarbeiterfluktuation wissen müssen
Durch das Auslagern von Softwareentwicklungsleistungen oder Projekten können Sie Geschäftsziele besser erreichen. Im Nearshoring stehen Ihnen dabei zwei Möglichkeiten offen: Sie arbeiten mit einem Dienstleister zusammen, der das fertige Produkt für sie entwickelt (Stichwort: Outsourcing) oder der Ihnen die benötigen Entwickler im Nearshoring-Land zur Verfügung stellt (Stichwort: Outstaffing oder Dedicated Team).
Wenn Sie sich für das zweite Modell entscheiden, haben Sie mehr Freiheiten in der Ausgestaltung, tragen jedoch die Projektverantwortung und managen das Softwareentwicklungs-Team selbst.
Projekte sind keine Selbstläufer. Ihr Team wird mit einigen Herausforderungen konfrontiert sein, die es zu meistern gilt.
Wir erläutern Ihnen im Folgenden, warum Sie auf Probleme in der Kommunikation und eine hohe Mitarbeiterfluktuation achten sollten. Außerdem erfahren Sie, wie Sie mit kultureller, fachlicher und Management-Kompetenz Ihre Nearshoring-Projekte erfolgreich durchführen.
Häufige Probleme in Nearshoring-Projekten
Doch betrachten wir zunächst, mit welchen Herausforderungen Softwareentwicklungsteams im Nearshoring zu kämpfen haben.
Dies ist keine komplette Aufstellung, grenzt jedoch die Auswahl auf sehr typische und die häufigsten Probleme ein.
Priorisierung und sich verändernde Ziele
Auch wenn anfangs Anforderungen spezifiziert und Projektziele definiert und priorisiert wurden, so sind Änderungen recht häufig. Was sind die Gründe dafür? Oft ergeben sich neue Anforderungen und Funktionalitäten, die zusätzlich entwickelt werden sollen. Oder eine Produktvision lässt sich nicht, wie anfangs vermutet, umsetzen und muss angepasst werden.
Jede Änderung wirkt sich zwangsläufig auf die drei Parameter Zeit, Kosten und Qualität/Leistung aus. Prioritäten zu ändern und Projektziele dennoch erfolgreich zu erreichen, ist daher keine triviale Aufgabe, sondern eine große Herausforderung in der Softwareentwicklung.
Geschwindigkeit – Faktor Zeit
Ein häufiges Problem liegt in der Geschwindigkeit, in welcher Software entwickelt wird. Oft dauert es länger als anfangs gedacht und geplant. Oder Änderungen und zusätzliche Features verlangsamen das gesamte Projekt. Das Produkt wird später fertig, was beispielsweise die Entwicklungskosten in die Höhe treibt.
Druck
Druck entsteht zwangsläufig als Folge der oben genannten zwei Punkte.
Wenn sich während des Projekts Anforderungen und Ziele ändern, Aufgaben umpriorisiert werden und sich die Entwicklungszeiten verlängern, erzeugt dies Druck: Noch rechtzeitig fertig zu werden, noch im Budget zu bleiben, und dennoch sehr gute Qualität zu liefern.
Qualität und Entwicklungsprozess
Apropos Qualität, natürlich kommt es auch bei Nearshoring-Entwicklungsprojekten vor, dass die Qualität der Software nicht so ist wie erwartet. Hier braucht es einen sehr guten Projekt- oder Delivery Manager, um dem gegenzusteuern.
Überhaupt sollte auch für ein Nearshore-Team genau festgelegt und spezifiziert sein, nach welchen Prozessen und Methoden die Software entwickelt wird.
Kommunikation
Kommunikationsprobleme treten in Entwicklungsteams recht häufig auf. Vor allem wenn Zeitdruck vorherrscht, wird der Ton meist ruppiger.
Aber auch technische, sprachliche und kulturelle Gründe führen zu Kommunikationsproblemen bis hin zu Konflikten im Team. Deswegen schauen wir uns später genauer an, welche Gründe dies im Einzelnen sind und wie Sie dem vorbeugen.
Motivation und Team Spirit
Nearshore-Teams arbeiten in einem Remote-Setting. Das Team besteht aus einem internen Team und einem externen Team am Nearshoring-Standort. Oder das Entwicklungsteam ist komplett im Nearshoring-Land angesiedelt und nur der Projektmanager oder CTO sitzt am Heimatstandort.
Wie auch immer die Konstellation ist, es ist wichtig, ein Team zu formen, die Motivation der Mitarbeiter hochzuhalten und an einem gemeinsamen Ziel zu arbeiten.
Denn sobald die Motivation abnimmt, sinkt auch die Qualität der Arbeit und es ist eher wahrscheinlich, dass Mitarbeiter weggehen.
Mitarbeiterfluktuation
Damit sind wir beim Thema Mitarbeiterfluktuation. Der Weggang von Mitarbeitern kann ein ganzes Projekt in Schieflage bringen.
In der Tat kommt es in Nearshoring-Projekten häufiger vor, dass Mitarbeiter das Team verlassen. Aufgrund kurzer Kündigungsfristen ist ein Wechsel zu einem neuen Arbeitgeber schnell vollzogen.
Dem gilt es vorzubeugen, weswegen wir uns in diesem Blogbeitrag auch der Frage widmen, warum jemand das Team verlässt und was Sie dagegen tun können.
Doch betrachten wir zunächst das Thema Kommunikation.
Kommunikationsprobleme: Was sind die Ursachen?
Kommunikation findet in einem kulturellen Kontext statt. Das Beherrschen der englischen Sprache verursacht an sich keine Schwierigkeiten. Doch obwohl das Englisch korrekt ist, bestehen Sprachschwierigkeiten aufgrund der Bedeutungsnuancen (Was ist genau gemeint, wenn jemand „Maybe“ sagt?) oder der Struktur.
Letzteres zeigt sich beispielsweise in langen Emails, bei denen der Leser sich fragt, was genau der andere einem mitteilen will. Häufig wird in Nearshore-Projekten zu viel schriftlich kommuniziert, mit zu vielen Emails. Missverständnisse sind vorprogrammiert, da nicht wie in einem Gespräch aus der Mimik und Gestik oder durch Fragen genauer und besser ermittelt werden kann, was gemeint ist.
Sensibel sollten Sie auch gegenüber kulturellen Unterschieden sein. Eine große Machtdistanz verbunden mit dem Respekt vor übergeordneten Personen kann dazu führen, dass jemand nicht „Nein“ sagen wird, wenn er sich in einer untergeordneten Position befindet. Ebenso wird derjenige nicht sagen, dass etwas nicht machbar ist oder er etwas nicht erledigen kann. Wir meinen dann, derjenige wird eine Aufgabe bearbeiten, was aber nicht der Fall ist.
Aus Sicht des Product Owners sind Requirements eindeutig formuliert und unmissverständlich. Das Entwicklungsteam versteht diese jedoch nicht. Das kann an der Sprache liegen, an der Vorerfahrung und dem Vorwissen, was jeder Einzelne mitbringt.
Ähnliches gilt für Prozesse: Es gibt sie entweder nicht oder sie sind schlecht aufgesetzt. Nicht immer ist klar, wann wer miteinander spricht. Meetings sind nicht ausreichend vorbereitet.
Was häufig beim Nearshoring auffällt: Ziele des Unternehmens werden nicht kommuniziert. Auch wenn das Entwicklungsteam räumlich entfernt ist, so will es dennoch wissen, wohin die Reise geht und was sein Beitrag dazu ist.
Zu guter Letzt können auch technische Probleme (verwendete Hardware, eingesetzte Tools) der Grund sein, dass die Kommunikation nicht reibungslos funktioniert.
Wie vermeiden Sie Probleme in der Kommunikation mit dem Nearshoring-Team?
Überprüfen Sie während des Einstellungsgesprächs, ob wirklich Englischkenntnisse vorhanden sind und wie gut diese Fähigkeiten sind. Ohne ausreichende Sprachkenntnisse wird jede Zusammenarbeit schwierig bis unmöglich.
Treten Sie respektvoll und wertschätzend gegenüber allen Mitarbeitern auf, egal woher sie kommen und egal ob sie Teil des internen oder Nearshore-Teams sind.
Sagen Sie, was Sie meinen, und meinen Sie auch, was Sie sagen. Seien Sie präzise und überprüfen Sie, ob Sie verstanden wurden.
Noch viel wichtiger: Nehmen Sie sich Zeit, hören Sie zu. Stellen Sie sicher, dass auch Sie verstanden haben, was Ihr Gegenüber mitteilen will.
Das Aufsetzen eines Kommunikationsplans kann sehr hilfreich sein. Dafür braucht es auch eine Agenda und Ziele. Anhand der W-Fragen (was, wer, wann, wo etc.) können Sie dafür sorgen, dass während Meetings nichts vergessen wird. Diese sollten zwar zeitlich begrenzt sein, achten Sie dennoch darauf, dass ein gemeinsames Verständnis erreicht wird, was Jeder zu tun hat.
Gründe für eine hohe Mitarbeiterfluktuation im Nearshoring
Mitarbeiter bleiben meist nicht ihr Leben lang im gleichen Unternehmen. Eine gewisse Fluktuation ist normal. Wenn jedoch Mitarbeiter nur sehr kurz im Unternehmen bleiben oder mehrere Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit weggehen, dann gibt es sicherlich einen Grund für diese hohe Mitarbeiterfluktuation. Dem sollte man auf den Grund gehen, denn im schlimmsten Fall bringt dies ein ganzes Nearshore-Projekt in Schieflage. Das Vorhaben könnte scheitern.
Aus unserer Sicht gibt es zwei Hauptgründe für den Weggang von Mitarbeitern: Schlechtes Management und bessere berufliche Chancen in einem anderen Unternehmen.
Bessere Karrieremöglichkeiten können durch finanzielle Anreize gegeben sein. Man verdient woanders mehr Geld.
Sie können sich aber auch inhaltlich ergeben. Der neue Job, das damit verbundene Projekt und die verwendeten Technologien sind interessanter. Der Softwareentwickler kann so neue Kompetenzen aufbauen, was seine Karriere langfristig fördert.
Ein neues Projekt bedeutet auch neue Vorgesetzte und Projektmanager. Nicht selten wechseln Mitarbeiter, weil sie mit dem neuen Chef besser klarkommen und dem schlechten Management des aktuellen Jobs entgehen.
Was heißt „schlechtes Management“? Ein Team ist schlecht gemanagt, wenn es keinen Teamzusammenhalt gibt. Wenn keine Teamidentität vorliegt. Dies ist ein sicheres Anzeigen dafür, dass etwas falsch läuft.
Auch wenn das Team sich aufteilt, in zwei oder mehrere Lager, stimmt etwas nicht und Probleme sind vorprogrammiert. Im Nearshore-Bereich passiert dies oft dadurch, dass eine Art Klassensystem vorherrscht. Während das interne Team „alles darf“, wird das Nearshoring-Team beschränkt. Dies kann recht vielfältig sein: Informationen werden vorenthalten, es wird weniger mit dem Team kommuniziert, technisch ist es schlechter ausgestattet, und noch vieles mehr.
Auch im Nearshoring gilt: Wo immer wir als Chef und weniger als Leader auftreten, entstehen Probleme. Leadership Kompetenzen sind mehr denn je nötig.
Wie können Sie Mitarbeiter im Team halten?
Reden Sie auf Augenhöhe mit den Mitarbeitern. Stellen Sie eine Verbindung her, indem Sie beispielsweise Small Talk zulassen und Zeit dafür einplanen. Finden Sie heraus, was jeden Einzelnen bewegt. Holen Sie die Kollegen dort ab, wo sie sich gerade befinden.
Ebenso wichtig: Legen Sie regelmäßig dar, „wo die „Reise hingeht“. Was sind die nächsten Ziele, Aufgaben, Meilensteine usw.
Treffen Sie sich regelmäßig persönlich mit ihren Mitarbeitern. Zwar können Face-to-Face Meetings auch online stattfinden, aber persönlicher Kontakt ist durch nichts zu ersetzen. Persönlicher Austausch lässt sich im Nearshoring einfacher umsetzen als in Offshoring-Projekten, die durch eine große räumliche Distanz gekennzeichnet sind.
Teambuilding-Maßnahmen helfen ein Team zu formen und die Motivation und Teamidentität aufrecht zu halten. Dies können Team-Events oder Partys sein. Überlegen Sie, wie Sie dies organisieren und wem Sie mit der Rolle des „Happiness Managers“ betrauen. Bei sehr großen Teams kann es Sinn machen, eine Person zu haben, die sich vorwiegend oder ausschließlich darum kümmert.
Vergeben Sie Aufgaben ans Team anhand der Rollen und Kompetenzen der Mitarbeiter. Durch ein gutes Skill Management verhindern Sie, dass jemand nicht zur Stelle passt oder die Rolle schlecht ausfüllt. Der Mitarbeiter geht dann, oder viel schlimmer, die Kollegen gehen, weil sie zum Beispiel den Manager für unfähig halten.
Als letzter Ausweg bleibt ihnen dann oft nur die Kündigung. Dies bezieht sich nicht nur auf die Softwareentwickler, sondern auch auf den Manager. Sollte schlechtes Management der Grund für die Mitarbeiterfluktuation sein, müssen Sie zwangsläufig den Manager austauschen. Nur mit einem neuen Manager ist das Projekt dann noch zu retten. Es gibt quasi einen Punkt, an dem es leider keinen anderen Weg mehr gibt.
Bevor Mitarbeiter gehen, ist in der Regel die Motivation deutlich gesunken und die Stimmung im Team schlecht. Wie finden Sie heraus, wie die Stimmung ist, ob sich etwas zum Schlechteren ändert? Durch Beobachtung, durch Befragen des Projektmanagers, durch Gespräche und durch regelmäßige Umfragen. Gerne auch anonym.
Bleiben Sie auf den Laufenden was das Gehaltsniveau angeht. Informieren Sie sich, wie sich die Gehälter im jeweiligen Land entwickeln. Ein starkes Headhunting nach Programmierern sorgt dafür, dass gute Entwickler schnell abgeworben werden können, wenn deren Gehalt nicht mehr marktgerecht ist. Also sind die Gehälter entsprechend anzupassen.
Welche Verbesserungen sind möglich? – Unser Fazit
Wenn ein Team gut gemanagt ist, steigt aus unserer Sicht die Leistung um 50-100%. Gutes Management ist im Nearshoring und in großen Teams also entscheidend.
Es braucht Leader und keine Chefs. Manager, die mit den Ohren am Team sind, dessen Puls spüren, die Interessen des Teams und der Stakeholder ausgleichen und rechtzeitig aktiv werden, wenn Veränderungen notwendig sind. Mitunter ist ein wenig diplomatisches Geschick mehr als hilfreich.
Dies bedeutet, dass Unternehmen Zeit und Geld aufwenden müssen, um dahin zu kommen. 5-10% des gesamten Softwareentwicklungsbudgets sollten dafür eingeplant werden. Je nach Teamgröße kann dies eine Person in Voll- oder Teilzeit sein, die dieses ganzheitliche Verbesserungsprogramm verantwortet, sich ums Team kümmert, Prozesse aufsetzt.
Und vergessen Sie nicht den Spaßfaktor – Ihr Team und auch Sie selbst müssen sich wohl fühlen und motiviert sein, damit Ihr Nearshoring-Projekt erfolgreich wird.
