Unternehmen, denen es an Kapazitäten oder Erfahrung in bestimmten Geschäftsprozessen mangelt, greifen häufig auf das Outsourcing von Geschäftsprozessen zurück. Es ist eine gute Möglichkeit, das Fachwissen zu erweitern und exzellente Leistungen zu erbringen. Die Auslagerung von Geschäftsprozessen ist jedoch kein leichter Weg. Um häufige Fehler zu vermeiden, sollten Sie sich mit den Vor- und Nachteilen dieser Praxis vertraut machen. Lesen Sie diesen Artikel weiter, um brauchbare Tipps zu erhalten, die Ihnen helfen werden, das Outsourcing von Geschäftsprozessen richtig zu organisieren. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über den Prozess der Auslagerung von Geschäftsprozessen wissen sollten. Zudem erhalten Sie wertvolle Informationen darüber, was Sie beim Outsourcing beachten sollten.
Unternehmensprozess-Outsourcing: Was ist das und was sind die Vorteile?
Lassen Sie uns zunächst definieren, was unter Unternehmensprozess-Outsourcing zu verstehen ist. Die oft als BPO bezeichneten Dienstleistungen zur Auslagerung von Geschäftsprozessen (auf Englisch: Business Process Outsourcing, daher BPO) bedeuten, dass bestimmte Geschäftsabläufe an ein externes Team oder Unternehmen delegiert werden. Im Allgemeinen geht es darum, einen externen Dienstleister mit der Abwicklung bestimmter Prozesse für ein Unternehmen zu beauftragen. Dieser Ansatz wird in der Regel angewandt, um fehlende Kapazitäten oder Fachkenntnisse zu kompensieren. Außerdem bringt es den Unternehmen zahlreiche entscheidende Vorteile, wie zum Beispiel:
- Kosteneinsparungen durch wettbewerbsfähige BPO-Zahlungen
- Zugang zu spezialisierten Fachwissen, insbesondere in den innovativsten Technologiebereichen
- große Flexibilität, da sich Remote-Teams leicht an die sich ändernden Bedürfnisse anpassen können
- verbesserte betriebliche Effizienz und die Möglichkeit, sich auf Kernziele zu konzentrieren, während sekundäre Ziele an ein Outsourcing-Team delegiert werden
- eine neue Sichtweise und eine sehr geschätzte Expertenmeinung zu verschiedenen Geschäftsabläufen.
Was Sie für ein erfolgreiches Business Process Outsourcing beachten sollten
Um alle Vorteile des Outsourcing von Geschäftsprozessen zu nutzen, sollten Sie es richtig angehen. Es gibt häufige Fehler im Zusammenhang mit dem Outsourcing von Geschäftsprozessen sowie einige gute Praktiken, die Ihnen helfen werden, diese zu vermeiden. Lassen Sie uns also mit einer Liste praktischer Tipps für Ihr Geschäftsprozess-Outsourcing fortfahren.
Definieren Sie Ihre Anforderungen klar und deutlich
Bevor Sie mit dem Outsourcing eines Prozesses beginnen, sollten Sie Ihre Ziele klar definieren. Was wollen Sie durch das Outsourcing bestimmter Funktionen erreichen? Wie hoch ist Ihr Budget für BPO? Welche Faktoren sind für Sie im Zusammenhang mit der Auslagerung von Geschäftsprozessen besonders wichtig? Welches Maß an Fachwissen benötigen Sie? Die Antworten auf all diese Fragen sind entscheidend. Sie werden später dazu beitragen, dass Ihre BPO-Partner Ihre Bedürfnisse verstehen.
Wählen Sie den richtigen BPO-Partner
Die Auswahl des richtigen BPO-Partners ist eine wichtige Entscheidung. Achten Sie auf wesentliche Faktoren wie Branchenkenntnis, Ruf, Dienstleistungsangebot, Standort und Kosteneffizienz. Wir empfehlen Ihnen dringend, im Internet nach Bewertungen Ihrer potenziellen Partner für die Auslagerung von Geschäftsprozessen zu suchen. Auch ein Kennenlerngespräch ist sehr wichtig. Stellen Sie die richtigen Fragen, definieren Sie Ihre Anforderungen klar und dokumentieren Sie alles Wichtige, während Sie mit Ihrem potenziellen BPO-Team kommunizieren.
Umfassendes agiles Management
Um einen reibungslosen Ablauf des Business-Outsourcing-Prozesses zu gewährleisten, müssen Sie die Rollen und Zuständigkeiten sowie Ihren Projektmanagementansatz klar definieren. Legen Sie klare Kommunikationskanäle, Tracking-Tools, Berichtsregeln und Arbeitsabläufe fest. Legen Sie auch fest, wie stark Sie selbst in den Prozess des Business Outsourcing eingebunden sind. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Kommunikation. Bemühen Sie sich um Klarheit und vollständige Transparenz. Und vergessen Sie nicht den Wert der Agilität für unseren Gesamtansatz. Das wird Ihnen zumindest helfen, die dringend benötigte Flexibilität zu erreichen.
Datensicherheit und Compliance
Datensicherheit ist eines der wichtigsten Themen in der modernen digitalen Welt. Sie sollten sie niemals unterschätzen und von Anfang an klare Sicherheits- und Compliance-Grundsätze festlegen. Stellen Sie sicher, dass Ihr BPO-Partner strenge Datensicherheitsstandards und Compliance-Vorschriften einhält, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Dazu können je nach Region und Branche Zertifizierungen wie ISO 27001, HIPAA oder DSGVO gehören. Eine gute Idee wäre es, eine separate Sicherheits- und Compliance-Checkliste für Ihre produktive Zusammenarbeit mit einem Anbieter von Geschäftsprozess-Outsourcing-Dienstleistungen zu erstellen.
Definition von Leistungskennzahlen und Grundsätze fürs Monitoring
Legen Sie klare Leistungskennzahlen und Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) für Ihr Unternehmen zur Auslagerung von Geschäftsprozessen fest. Definieren Sie außerdem klare Kanäle für Audits und Berichterstattung. Überwachen Sie die Kennzahlen regelmäßig, um sicherzustellen, dass der BPO-Partner die vereinbarten Leistungsstufen einhält. Vergessen Sie auch nicht, positives und negatives Feedback zu geben. Dies wird Ihrem BPO-Team helfen, Ihre Bedürfnisse besser zu verstehen. Infolgedessen werden Ihre Partner eine bessere Servicequalität liefern und sich auf Ihre Bedürfnisse einstellen können.
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Die Auslagerung von Geschäftsprozessen ist keine einmalige Entscheidung. In den meisten Fällen handelt es sich um eine dauerhafte Partnerschaft. Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, in der sowohl Sie als auch Ihr BPO-Anbieter sich zur Weiterentwicklung verpflichten. Berichterstattung und Feedback sind für das Erreichen dieses Ziels unerlässlich. Stellen Sie Ihrem BPO-Partner bei Bedarf die erforderlichen Schulungen und Materialien zur Verfügung. Langfristig kann Ihre Zusammenarbeit eine neue Ebene erreichen, da Sie Ihre Geschäftskapazitäten ausbauen werden.
Kontrolle beibehalten
Auch beim Outsourcing ist es wichtig, dass Sie die Kontrolle und Aufsicht über die ausgelagerten Prozesse behalten. Sie sollten Ihren Umfang und Ihre Führung klar definieren und sich an die festgelegten Grundsätze halten. Persönliche Kommunikation ist beim Outsourcing von Geschäftsprozessen sehr wichtig. Deshalb empfehlen wir Ihnen, sich von Zeit zu Zeit mit Ihren BPO-Partnern zu treffen. Vermeiden Sie jedoch Mikromanagement. Dieser Ansatz kann sehr irritierend sein und Ihre Arbeitsbeziehungen mit einem Team für die Auslagerung von Geschäftsprozessen ruinieren. Versuchen Sie, das Gleichgewicht zu halten, um Ihre Zusammenarbeit so produktiv wie möglich zu gestalten.
Schlussfolgerungen
Viele haben schon von der Auslagerung von Geschäftsprozessen gehört. Jedoch wissen nur wenige, wie man es richtig anpackt. Zum Glück haben Sie jetzt einige nützliche Tipps, die Ihnen helfen werden, Geschäftsprozesse richtig auszulagern. Ein weiterer wichtiger Hinweis noch: Arbeiten Sie mit einem vertrauenswürdigen BPO-Partner und Team zusammen. Nearshorefriends ist bereit, ein solches Team für Sie zu finden. Als anerkannte Experten für Nearshoring, Offshoring, Business Process Outsourcing und andere digitale Dienstleistungen sind wir bereit, maßgeschneiderte Lösungen zu liefern. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um Ihre perfekte Business-Outsourcing-Prozess-Reise zu beginnen.
