Die massiven Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt und von Geschäftsprozessen haben die Personalvermittlung von Fachkräften und das IT-Relocation bedeutender werden lassen. Das zunehmende Tempo der Globalisierung lässt den Relocation-Markt stetig wachsen. So hat allein der Markt für Umzugsmanagementdienste für Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten 15,6 Milliarden Dollar erreicht. Kurz gesagt stellt das IT-Relocation eine sehr gute Lösung dar, bei einer größeren geografischen Reichweite. Dennoch sind damit einige Herausforderungen verbunden, auf die wir hier eingehen werden. Lassen Sie uns auf die Hindernisse für die IT-Verlagerung schauen und Lösungen finden.
Was ist IT-Relocation?
IT-Relocation ist eine Möglichkeit, in neue Märkte zu expandieren, indem das gesamte Personal und ein Büro mit seiner IT an einen anderen Ort verlagert werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies durchzuführen: in Eigenregie oder durch die Beauftragung von Relocation-Experten im Ausland. Mit der richtigen Herangehensweise hilft IT-Relocation Ihrem Unternehmen, in neuen Gebieten Fuß zu fassen und neue Kundengruppen zu erschließen. Beim ersten Mal kann ein solcher Umzug Sie vor einige Probleme stellen. Um einen reibungslosen und kosteneffizienten Ablauf zu gewährleisten, sollten Sie drei grundlegende Herausforderungen berücksichtigen: Logistik, Budget und Ausfallzeiten.
Herausforderung 1: Die Logistik
Wenn es um die IT-Verlagerung geht, sorgt die Logistik dafür, dass alle Elemente reibungslos, d. h. zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Kombination, von A nach B bewegt werden. Vor diesem Hintergrund stellt die Logistik beim IT-Relocation immer eine große Herausforderung dar. Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt beispielsweise davon ab, dass der neue Standort Ihren IT-Bedürfnissen gerecht wird. Es gibt zahlreiche Fälle, in denen Unternehmen, die sich auf das Relocation eingelassen haben, leider feststellen mussten, dass die neuen Standorte nicht den Anforderungen für die Verlegung der Server oder Telefonleitungen entsprechen. All diese Faktoren zusammengenommen, können die IT-Verlagerung zu einem Albtraum machen. Glücklicherweise gibt es Lösungen dafür.
Bedürfnisse verstehen
Vergewissern Sie sich, dass Sie den Bedarf Ihrer IT-Systeme kennen. Prüfen Sie außerdem, wie schnell diese Anforderungen nach Abschluss des Umzugs erreicht werden können. Denken Sie daran, dass die Erfüllung dieser Anforderungen eine komplexe Aufgabe ist, die sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. Es ist ein täglicher Prozess, der langfristig Vorteile bringt. Dokumentieren Sie außerdem den Prozess der Bedarfsdeckung in einem IT-Plan. Er dient als Blaupause für die gesamte Logistik.
Input von Dritten
Wie Sie vielleicht schon feststellen konnten, können die Planungen der Logistik beim IT-Relocation herausfordernd sein. Wenn Sie nicht genug Wissen oder Verständnis für den Prozess haben, scheuen Sie sich nicht, um Hilfe zu bitten. Holen Sie einen IT-Berater an Bord, bevor die Umzugsarbeiten beginnen. Der Fachmann kann die neuen Räumlichkeiten inspizieren und feststellen, ob sie den Anforderungen Ihrer IT-Systeme entsprechen.
Herausforderung 2: Das Budget
Unabhängig davon, ob Sie den Umzug selbst durchführen oder einen Outsourcing-Anbieter für den IT-Umzug beauftragen, benötigen Sie ein Budget. Es ist immer schwer abzuschätzen, wie viel Geld für die IT-Verlagerung benötigt wird. Außerdem gibt es keine hundertprozentige Absicherung gegen unerwartete Variablen, die Ihre Budgetplanung über Bord werfen können. Dennoch können Sie das Budgetproblem folgendermaßen angehen.
Untersuchung
Vielen Dinge kann man durch Recherche und Planung zuvorkommen. Untersuchen Sie einen neuen Standort gründlich oder beauftragen Sie einen Fachmann mit dieser Aufgabe. Kontrollieren Sie außerdem den neuen Mietvertrag und versuchen Sie, alle Teile, die logistisch bewegt werden müssen, zu berücksichtigen. Auf diese Weise lässt sich die Budgetierung genauer gestalten. Außerdem gibt es immer Möglichkeiten, den Prozess flexibler zu gestalten.
Es dreht sich alles um Angebote
Wenn Sie nicht genügend Angebote einholen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihr Budget nicht ausreicht. Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass Sie eventuell mehr Ausgaben haben werden, als in Ihrer ursprünglichen Budgetplanung vorgesehen war. Um Angebote miteinander zu vergleichen, sollten Sie einige sekundäre Elemente der IT-Kosten überprüfen. Zum Beispiel versteckte Mietklauseln oder Auftragnehmer, die in der Vergangenheit überhöhte Preise für den Umzug verlangt haben. IT-Umzüge sollten mit Bedacht angegangen werden, denn selbst das kleinste Detail wirkt sich auf die Genauigkeit der Budgetierung aus.
Herausforderung 3: Ausfallzeiten
Ausfallzeiten im Geschäftsbetrieb werden beim IT-Relocation häufig übersehen. Einfach ausgedrückt: Wenn Sie alle Ihre IT-Systeme und Mitarbeiter umziehen lassen, wird der Betrieb für einige Zeit zum Stillstand kommen. Wenn es zu unerwarteten Problemen kommt, können die Ausfallzeiten beträchtlich sein. In einem solchen Fall können Sie Gewinne, Wettbewerbsvorteile und Kundentreue verlieren. Das Hauptziel einer IT-Verlagerung besteht darin, die Ausfallzeiten auf ein Minimum zu reduzieren.
Vorausschauend planen
Es mag selbstverständlich klingen, aber Sie müssen für die Ausfallzeiten vorsorgen. Halten Sie alternative Kommunikationswege bereit, um sicherzustellen, dass der Geschäftsbetrieb auch während des IT-Umzugs weiterläuft. Darüber hinaus können Sie die Verlagerung schrittweise durchführen. Zuerst ziehen Sie die wichtigsten IT-Systeme um, und später den Rest. So können Sie die Ausfallzeiten kompensieren und sicherstellen, dass Ihre Kunden während des Umzugs gut betreut werden.
Wochenenden
Eine gute Lösung für das Problem der Ausfallzeiten ergibt sich aus der Macht der Wochenenden. Versuchen Sie, den IT-Umzug so zu gestalten, dass er am Wochenende stattfindet. So können Sie Ihren neuen Standort so nah wie möglich an die Betriebsbereitschaft heranführen und zu Beginn der Arbeitswoche in Betrieb nehmen. In einem solchen Fall ist Timing alles. Wenn Sie den größten Teil des IT-Systems am Samstag und Sonntag umziehen, werden die Ausfallzeiten drastisch reduziert.
Zusammenfassung
IT-Relocation ist ein komplizierter Prozess mit vielen beweglichen Elementen. Wenn Sie sich entschlossen haben, die Verlagerung auf eigene Faust durchzuführen, werden Sie mit logistischen, budgetären und zeitlichen Herausforderungen konfrontiert. Glücklicherweise gibt es Lösungen für diese Probleme. Machen Sie sich immer klar, was Sie brauchen, und scheuen Sie sich nicht, Dritte um Hilfe zu bitten. Untersuchen Sie auch die kleinsten Details, die sich auf das Budget auswirken könnten, und holen Sie ausreichend Angebote ein. Abschließend planen Sie Ausfallzeiten ein und führen Sie den Umzug am Wochenende durch. Mit diesen Schritten verläuft Ihr IT-Relocation schmerzfrei und nahtlos.
