Best Practices im Nearshoring: Wie setze ich ein Nearshoring-Projekt konkret um?

Wie Sie Ihr Nearshoring-Projekt starten und wie es erfolgreich wird 

 Sie haben ein Projekt im IT-Bereich und fragen sich, wie Sie dies umsetzen? Über Nearshoring haben Sie sich bereits informiert: Es kommt prinzipiell für Sie als Option in Frage. Vielleicht haben Sie sogar erste Erfahrungen sammeln können.Die Vorteile des Nearshorings gegenüber Offshoring-Projekten liegen auf der Hand. Nearshoring bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, wenn es ums IT-Outsourcing geht.Doch was nützt diese Erkenntnis, wenn Sie nicht wissen, wie Sie ein Nearshoring-Projekt in der Praxis aufsetzen und erfolgreich durchführen. Oft gilt es überhaupt vorab zu klären, ob sich das Vorhaben für Nearshoring eignet.In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Projekte Nearshoring-tauglich sind, wie die praktische Umsetzung aussieht und wie Sie die ersten Schritte mit einem Nearshoring-Team gehen. 

Jedes IT-Projekt ist einzigartig, aber nicht immer für Nearshoring geeignet

 Projekte sind sehr verschiedenen voneinander. Zeithorizont, Aufgaben, Ressourcen und das gewünschte Endergebnis definieren, wie das Projekt ausgestaltet ist.In der Tat sind die Unterschiede hier sehr groß und nicht alle Projekte eignen sich daher fürs Nearshoring. Schauen wir uns dafür ein paar Beispiele genauer an.Für Projekte, die ad hoc und sehr schnell von einem Team umgesetzt werden müssen, ist Nearshoring keine Alternative. Solche Projekte finden wir beispielsweise in Werbeagenturen, wo Kundenwünsche recht schnell auftauchen und umgesetzt werden müssen. Ressourcen, also die entsprechenden Mitarbeiter oder Freelancer, sind vorhanden, sodass sofort mit der Umsetzung begonnen werden kann.Diese Reaktionsfähigkeit werden Sie im Nearshoring nicht finden. Wenn Sie erst noch ein Team zusammenstellen oder finden müssen, dauert dies einfach zu lange. Der Kunde würde nicht begeistert sein, wenn er lange auf das Ergebnis warten muss.Sofern bei einem bestehenden oder neuen Projekt nur ein Experte benötigt wird (z.B. ein Salesforce Spezialist), können Sie dies immer auslagern, also auch nach einem Spezialisten in einem Nearshoring-Land suchen. Dieser kann bei Ad hoc Projekten unterstützen oder langfristig Teil eines Teams werden.Bei Legacy und Maintenance Projekten kommt er sehr darauf an, wen Sie dafür einsetzen. Aus unserer Erfahrung ist es schwierig, Junior Entwickler dafür zu begeistern. Diese finden die Mitarbeit in solchen Projekten nicht sehr spannend und zudem können sie dort nur schwer neue Skills für ihre berufliche Laufbahn aufbauen.Erfahrene Entwickler sind eher daran interessiert, da diese Projekte langfristig oder sogar auf unbestimmte Zeit angelegt sind und ihnen eine gewisse Sicherheit bieten.Am meisten macht Nearshoring in der Produktentwicklung Sinn. Am Anfang steht hier eine Produktvision oder die Idee eines Produktes. Diese Vision lässt sich sehr gut in einzelne Meilensteine runterbrechen, die nach und nach entwickelt werden.Für die Umsetzung wird ein Softwareentwicklungsteam benötigt, dass über einen längeren Zeitraum an der Realisierung des Produktes arbeitet. Dafür lässt sich sehr gut ein Nearshoring-Team aufbauen. Aufwand und Nutzen stehen hier in einem ausgewogenen Verhältnis. 

Für welches Projekt passt welches Konzept?

 Grob gesagt kennen wir aus unserer jahrelangen Nearshore-Erfahrung drei Modelle oder Herangehensweisen. Diese unterscheiden sich in der zeitlichen Komponente und dahingehend, ob und wie viel Erfahrung im Management von Softwareentwicklungs-Projekten vorliegt. 

Freelancer

 Für Projekte, die eine sehr kurze Laufzeit haben und kein großes Team benötigen, bietet sich die Zusammenarbeit mit einem Freelancer an.Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, sich erst einmal kennenzulernen. Vielleicht wird der IT-Spezialist sogar später Teil eines Entwicklungsteams, wenn beide Seiten dies möchten. 

Projekt-Outsourcing

 Nehmen wir an, die Vision eines Produktes oder einer Anwendung ist vorhanden. Jedoch wissen Sie nicht, wie Sie diese realisieren. Wie erstellt man ein Proof of Concept (POC)? Wie stelle ich ein Team zusammen und welche Fähigkeiten (z.B. Programmiersprachen) sollten die einzelnen Teammitglieder mitbringen?Wenn Erfahrungen im Projektmanagement fehlen oder Sie keinen Projektmanager in Ihrem Hause vorhalten möchten, dann bleibt als Option nur die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Anbieter.Im Outsourcing sagen Sie als Auftraggeber, wie das fertige Produkt aussehen soll, welche Anforderungen und Funktionalitäten zu erfüllen sind und zu welchen Kosten. Die Softwareentwicklung geben Sie komplett in die Hände des Anbieters, der die Verantwortung trägt, am Ende ein fertiges Produkt zu liefern.Dies kann, wie gesagt, vorteilhaft sein, wenn Ihnen Erfahrung, Knowhow oder Ressourcen fehlen. Jedoch haben Sie in dieser Konstellation wenig Einfluss darauf, mit welchem Personal und wie schnell die Software entwickelt wird. Es ist in der Verantwortung des Nearshoring-Anbieters, das entsprechende Team zusammenzustellen. 

Nearshoring-Team – Outstaffing

 In diesem Modell arbeitet ein Team aus IT-Fachkräften remote von einem Nearshoring-Land aus für Sie und Ihr Projekt. Dieses Remote Team besteht aus verschiedenen IT-Spezialisten wie zum Beispiel Entwicklern und Softwaretestern, die so zusammengestellt werden, wie Sie es für das Projekt benötigen.Die Teammitglieder suchen Sie sich selbst aus und entwickeln sie zu einem Team, zu Ihrem Team. Dadurch dass das Team ausschließlich für Sie arbeitet, spricht man auch von einem Dedicated Team oder dezidierten Team.Sie sind sehr frei in der Zusammenstellung des Teams – vorausgesetzt am Nearshoring-Standort finden sich die passenden Fachkräfte. Auch verantworten Sie anschließend die Produktentwicklung und Umsetzung des Projekts.Diesen Weg sollten Sie also nur beschreiten, wenn Sie entweder selbst ein solches Team managen können oder jemanden mit der entsprechenden fachlichen, kulturellen und Management-Erfahrung an Board haben. Also beispielsweise einen Delivery Manager, Projektmanager, Agilen Coach oder CTO. 

Wo Sie IT-Fachkräfte für Ihr Team oder einen Nearshoring-Partner finden

 Für die Suche nach Freelancern gibt es unzählige Ressourcen. Internetportale wie Upwork, freelancer.com oder Gulp vermitteln nicht nur Freelancer, sondern übernehmen auch die Zahlungsabwicklung.Falls Sie einen Nearshoring-Anbieter suchen, können Sie sich auf Portalen wie Clutch oder The Manifest umschauen. Dort können Sie über Kategorien und Ländern eine Vielzahl an Partnern finden, die im Outsourcing und/oder Outstaffing Bereich aktiv sind. Kundenbewertungen und Anbieter-Portraits helfen Ihnen, geeignete Dienstleister zu finden.Darüber hinaus gibt es Online-Portale (z.B. Transparency Wins), auf denen Unternehmen eine Anfrage platzieren und aus den abgegebenen Angeboten den passenden Auftragnehmer auswählen können. 

Der Start mit einem Nearshoring-Team

 Es braucht zunächst eine Vision. Diese sollte auf nicht mehr als drei Seiten niedergeschrieben werden. Fragen könnten sein: Was soll entwickelt werden (mobile App, Website, Unternehmenssoftware etc.)? Wofür wird das benötigt bzw. was sollen Kunden damit machen können?Umfangreiche Softwarespezifikationen lassen sich heute selten finden, denn sie sind nicht nur sehr aufwendig, sondern müssen ständig neu geschrieben werden, sobald sich Anforderungen an das Produkt ändern.Da gute Entwickler selten arbeitslos sind, können Sie die Vision auch gut dafür einsetzen, die Programmierer für das Projekt zu begeistern. Außerdem sollten Sie aus der Vision heraus, den Arbeitsaufwand und die Teamgröße ungefähr abschätzen.Aus unserer Erfahrung müssen Teamgröße und Nearshoring-Anbieter zusammenpassen. Wenn Ihr Projekt klein ist, wird es besser laufen, wenn Sie mit einem kleinen Provider zusammenarbeiten. Für einen großen Anbieter sind kleine Projekte finanziell unattraktiv.Falls keine Kenntnisse von Technologien vorhanden sind, dann können Sie die Funktionalitäten des Produktes und die Produktvision beschreiben und mit der kompletten Umsetzung einen Projekt-Outsourcer beauftragen.Sofern Sie das Team jedoch selbst managen, suchen Sie sich einen Anbieter, der Sie bei der Suche nach IT-Fachkräften unterstützt und Räume, Infrastruktur und Administration zur Verfügung stellt.Ein eigenes Team macht immer dann Sinn, wenn längerfristige Unterstützung benötigt wird, weil beispielsweise eine ganze Pipeline an Projekten da ist. Sie können dann das Team viel granularer zusammensetzen und Kompetenzen entwickeln, die zur Erreichung der Geschäfts- und Projektziele notwendig sind.Steht zu Beginn noch nicht hundertprozentig fest, wohin die Reise geht, weil zum Beispiel nur ein Proof of Concept (POC) oder Minimum Viable Product (MVP) benötigt wird, dann können Sie dies mit Freelancern entwickeln. Für die Entwicklung hin zu einem fertigen Produkt bedarf es dann aber doch meist eines stabilen Teams. 

Was für den Erfolg des Nearshoring-Projektes wichtig ist

 Wir haben Ihnen nun einige Tipps an die Hand gegeben, die Ihnen zu Beginn des Vorhabens helfen. Damit Sie nicht bei den ersten Schritten im Nearshoring ins Stolpern geraten.Der Erfolg Ihres Projektes – sprich sind am Ende alle Projektziele erfüllt – hängt maßgeblich davon ab, wie gut das Team und Projekt gemanagt wird. Wir geben im Folgenden ein paar Methoden und Hinweise mit auf den Weg. 

Workshop

 Ausgehend von der Produktvision muss eine konkrete To-do-Liste erstellt werden zusammen mit einem Zeitplan. So lassen sich Abhängigkeiten erkennen und beschreiben (Was ist von was abhängig? Was muss zuerst entwickelt werden, was danach?). Auch die Anzahl der benötigen Entwicklern lässt sich bestimmen.Am besten erreicht man dies in einem Workshop, zu dem alle Stakeholder (Sales, Kunde, CEO, CTO usw.) eingeladen werden. Oft ergeben sich aus den Gesprächen mit den Stakeholdern neue Produktfeatures, bei denen man jeweils entscheidet, ob sie umgesetzt werden sollen. Auch nicht-funktionale Anforderungen sind zu definieren, da diese einen Einfluss auf die Kosten haben.Einen solchen Workshop können Sie auch bei einem Projekt-Outsourcer beauftragen, der zusammen mit Ihnen einen Plan und eine Spezifikation entwickelt. Anschließend holen Sie sich mit diesen Unterlagen bei mehreren Anbietern passende Angebote ein. 

Proof of Concept

 Mit einem POC überprüfen Sie die Machbarkeit Ihrer Vision. Im Projektmanagement ist dies ein Meilenstein, der die prinzipielle Durchführbarkeit eines Vorhabens belegt – sowohl technisch als auch betriebswirtschaftlich gesehen.Damit bestätigen Sie das Konzept Ihres Projektes und schaffen die Grundlage für die weitere Arbeit.Für Startups ist ein POC oft die Voraussetzung dafür Investoren zu gewinnen. 

Kanban

 Kanban kommt ursprünglich aus Japan und der Autoindustrie. In der Softwareentwicklung wird diese agile Methode verwendet, um die Komplexität eines Projekts in eine Struktur zu gießen, damit es besser handhabbar und managebar wird.Eine Tafel (virtuell oder real) wird in Spalten unterteilt, die verschiedene Phasen bezeichnen (z.B. to do, doing, testing, done). Karten, die Aufgaben darstellen, werden je nach Projektfortschritt von Station zu Station bewegt.Aufgaben und Verantwortlichkeiten lassen sich so gut visualisieren. Es gibt etliche Anbieter für solche digitalen Projektmanagement-Tools. 

Scrum/Sprints

 Scrum ist ebenso ein Vorgehensmodell des Projektmanagements, insbesondere in der Softwareentwicklung. Der Ansatz ist hier ein anderer als bei Kanban.Der Fokus liegt auf einen gewissen Rhythmus, dem ein Team bei der Entwicklung folgt. So werden Projekte in Teile von zwei Wochen zerlegt, einem Sprint.Für einen Sprint wird festgelegt, welche Aufgaben es gibt und wie lange für eine Aufgabe benötigt wird. Am Ende eines Sprints wird bewertet, ob die Aufwände realistisch waren. Neue Aufwände für den nächsten Sprint werden geschätzt.Dies verbessert die Zusammenarbeit des Teams, da es einer Art Lernprozess unterworfen ist. Inkrementell verbessert sich dessen Produktivität. 

Strukturierter Backlog

 In einem Backlog werden die Funktionalitäten festgehalten, die ein Produkt besitzen soll. Es kann als To-do-Liste verstanden werden und wird in Scrum verwendet. In der Liste werden Arbeitsaufträge festgehalten, die noch zu erledigen sind.Diese Liste ist dynamisch, daher sollte das Backlog regelmäßig gepflegt, aktualisiert und aufgeräumt werden. Anderenfalls geht die Struktur und damit der Überblick verloren. 

Storypoints, Messbarkeit, Tools

 Tools wie Trello (für Kanban) oder Jira (für Scrum) helfen Ihnen bei Ihrer Arbeit. Sie zeigen den Fortschritt des Projekts an und helfen zu messen, welche Arbeitspakete in den letzten zwei Wochen eines Sprints erledigt wurden. So lassen sich Verbesserungsmöglichkeiten für das Team aufzeigen.Aufwände lassen sich mit Storypoints bewerten. Gemessen wird nicht, wie viel Zeit für einen Arbeitsauftrag verwendet wurde, sondern wie viele Punkte die Aufgabe hat. Dies muss im Vorfeld abgeschätzt werden: Je aufwendiger die Aufgabe, desto mehr Storypoints bekommt sie. 

Scope Creep

 Dieser Begriff bezieht sich auf Änderungen im Projekt, die kontinuierlich und unkontrolliert das Projekt vergrößern. Dies kann vorkommen, wenn der Umfang eines Projekts nicht richtig definiert oder kontrolliert wird.Neue Anforderungen an das Produkt und stetige Projektänderungen führen dazu, dass endlos am Produkt oder Software-Release gearbeitet wird, ohne dass man fertig wird. Da dadurch auch Kosten nach oben getrieben werden, sollte man es unbedingt im Blick behalten. 

Technical Debt

 Technische Schulden sind eine gebräuchliche Metapher in der Softwareentwicklung. Sie entstehen, wenn Software in ungenügender Qualität entwickelt wird. Dies passiert häufig immer dann, wenn schnell und dadurch unsauber neue Funktionalitäten eingebaut werden.Je häufiger dies passiert, umso schwieriger wird es, die entstandenen Defizite in der Struktur der Software auszubessern. Oft erschweren diese „Altlasten“ es, neue Features einzubauen.Um dies zu verhindern, sollten immer wieder Phasen in der Entwicklung eingeplant werden, während derer man die technischen Schulden entfernt. Verpasst man dies, kann die Software oft nur komplett neu aufgebaut werden. 

Fazit

 Bei der konkreten Umsetzung Ihres Nearshoring-Projekts gibt es Vieles zu beachten. Am Anfang steht immer die Frage, ob Sie über genügend Projektmanagement-Erfahrung in Ihrem Unternehmen verfügen, um das Nearshoring-Team zu managen. Falls dies nicht der Fall ist, bleibt Ihnen die Möglichkeit, einen Outsourcing-Dienstleister mit der Produktentwicklung beauftragen.Wenn Sie ein eigenes Team im Bereich Nearshoring aufbauen möchten, so finden Sie in diesem Beitrag einige Hilfestellungen, wie Sie dabei am besten vorgehen, damit das Projekt erfolgreich wird.Nearshoring-Anbieter befinden sich vor Ort im jeweiligen Land und können Sie beim Teamaufbau und Recruiting unterstützen. Zudem stellen sie Räume, Infrastruktur und administrativen Support bereit. Sie sind kulturelles Bindeglied zum Nearshoring-Team und sorgen mit Events dafür, dass der Happiness Faktor bei den IT-Spezialisten hoch ist und eine Teamidentität entsteht.nearshorefriends hat Standorte in Tunesien, Portugal und der Ukraine. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, wenn Sie Fragen zu Ihrem Projekt haben oder ein Team benötigen.