In der Zeit nach der Pandemie sind Remote-Teams für faktisch jedes Unternehmen zur Norm geworden. Organisationen auf der ganzen Welt müssen effektive Kommunikationsstrategien für virtuelle Teams einführen, um sich an diese sich entwickelnde Arbeitslandschaft anzupassen. Laut Owl Labs zeigen die aktuellen Zahlen, dass 56 % der Unternehmen weltweit Homeoffice-Arbeit zulassen, während 16 % der Firmen bereits vollständig auf Remote-Betrieb umgestellt haben. Diese Zahlen unterstreichen die zunehmende Verbreitung der Fernarbeit in verschiedenen Organisationen, insbesondere im Technologiesektor, und machen es für Manager unerlässlich, effektive Strategien für die Kommunikation von Remote-Teams zu entwickeln. Um Sie bei der Bewältigung der Herausforderungen zu unterstützen, denen Sie bei der Arbeit mit Remote-Teams begegnen können, stellen wir Ihnen in diesem Leitfaden acht wertvolle Tipps für die Kommunikation mit Remote-Teams vor.8 Kommunikationsstrategien für Remote-TeamsWir werden wesentliche Elemente für die Einführung einer effektiven Kommunikationsstrategie für agile Remote-Teams skizzieren. Diese Kommunikationsstrategien und -praktiken sollen eine nahtlose Zusammenarbeit von Remote-Teams ermöglichen und umfassen Folgendes:
- Auswahl der geeigneten Tools
Beginnen Sie bei der Evaluierung Ihrer potenziellen Kommunikationsstrategien für Remote-Teams mit kleineren Schritten. Der erste Schritt besteht in der Nutzung vorhandener Kommunikationstools, die auf Remote-Teams zugeschnitten sind. Hier müssen Sie das Rad nicht neu erfinden, nutzen Sie die bereits vorhandenen Tools. Es gibt zahlreiche Tools für unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse, und die Navigation durch die Möglichkeiten kann überwältigend sein.Es gibt verschiedene Werkzeuge, die die Art der Kommunikation bei der Fernarbeit ergänzen. Dazu gehören Messengers, Videochats, Aufgabenmanager und andere Arten von Tools. Einige Tools können mehreren Zwecken dienen und in mehrere Kategorien fallen. Wahrscheinlich verwenden Sie bereits einige dieser Tools, also nehmen Sie einfach das, was Ihnen am besten gefällt. Wenn Sie wissen, dass Ihre derzeitigen Tools nicht ausreichen, können Sie auch online nach Alternativen suchen. Die Auswahl ist groß.
- Schulungen zur Nutzung dieser Tools anbieten
Es reicht nicht aus, über die besten Kommunikationsmittel zu verfügen, man muss sie auch anwenden, um Erfolg zu haben. Die Ausstattung Ihrer Teammitglieder mit dem Wissen, wie diese Werkzeuge effektiv genutzt werden können, ist entscheidend für die Maximierung ihres Potenzials. Dies kann bedeuten, dass Sie Zeit aufwenden müssen, um Ihr Team darin zu schulen, wie es die Tools optimal nutzen kann. Darüber hinaus kann die Einführung von Regeln und Richtlinien für die Nutzung der Tools die Produktivität und Sicherheit erhöhen. So können Sie beispielsweise Protokolle für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten oder Tools mit Nicht-Mitarbeitern erstellen und auf die Bedeutung der Verwendung sicherer Passwörter hinweisen, um die Sicherheit zu gewährleisten.
- Förderung einer Online-Office-Kultur
Auch wenn es keine physischen Büroräume gibt, ist es möglich, eine kohärente Online-Bürokultur für Ihre Remote-Software-Teams zu schaffen. Ziehen Sie die folgenden Ansätze in Betracht:
- Richten Sie sowohl offizielle als auch inoffizielle Kommunikationskanäle ein, die es den Teammitgliedern ermöglichen, sich an alltäglichen Diskussionen zu beteiligen, lustige Inhalte wie Memes auszutauschen und Momente der Heiterkeit zu genießen.
- Fördern Sie eine achtsame Kommunikation und einen bewussten Umgangston. Das Hinzufügen von Kontext zu Nachrichten kann helfen, Missverständnisse zu vermeiden und respektvolle Interaktionen zu fördern.
- Planen Sie regelmäßig Zeit für gemeinsame Unternehmungen ein und ermöglichen Sie virtuelle Treffen, bei denen sich die Teammitglieder austauschen, offen kommunizieren, Bedenken ansprechen und das gegenseitige Verständnis fördern können.
Effektive Kommunikation in Remote-Teams kann durch die Einführung klarer Kommunikationsrichtlinien zusätzlich unterstützt werden. Dies beinhaltet:
- Definition der Arten von Nachrichten, die für verschiedene Kommunikationsmedien geeignet sind.● Festlegung, wann Kommunikationskanäle geöffnet oder geschlossen werden sollen, um Arbeitsabläufe zu optimieren. ● Erläuterung, was als angemessenes Kommunikationsverhalten gilt, um ein professionelles und respektvolles Umfeld zu erhalten.
Diese Leitlinien können in einem Kommunikationshandbuch zusammengefasst werden, das jedem Mitarbeiter ausgehändigt wird. Natürlich muss dieses Handbuch kurz und kohärent sein. Überfordern Sie die Mitarbeiter nicht mit Hunderten von Regeln und Vorschriften. Je mehr Druck Sie auf die Mitarbeiter ausüben, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie effektiv kommunizieren.
- Umfassendere asynchrone Kommunikation Unterbrechungen können dazu führen, dass die Arbeit erst mit einer Verzögerung von mehr als 20 Minuten wieder aufgenommen werden kann. Ständige Benachrichtigungen von überall her können für die meisten Menschen eine ernsthafte Ablenkung darstellen. Wenn Sie über mehrere Kommunikationskanäle verfügen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass diese Ihre Remote-Teams ablenken. Die Wahl asynchroner Kommunikationsmethoden kann diese Unterbrechungen abmildern. Durch die Vermeidung des ständigen Austauschs in Echtzeit können sich die Mitarbeiter ohne häufige Unterbrechungen auf ihre Aufgaben konzentrieren, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität führt.
- Verbessern Sie Ihre schriftliche Kommunikation mit visuellen Mitteln
Lange Dokumente können mühsam zu lesen sein, aber die Verwendung von visuellen Hilfsmitteln wie Diagrammen und Infografiken kann sie ansprechender und leichter verdaulich machen. Außerdem sind visuelle Inhalte oft einprägsamer, vor allem wenn sie den geschriebenen Text kurz und bündig zusammenfassen. Indem Sie Ihren Dokumenten und Präsentationen visuelle Hilfsmittel hinzufügen, durchbrechen Sie die Monotonie des reinen Textes und helfen den Teammitgliedern, aufmerksam und konzentriert zu bleiben.
- Festlegung klarer Fristen und Erwartungen zur Förderung der Selbstständigkeit
Mikromanagement entsteht oft aus der Angst der Manager, dass ihre Teammitglieder ihren Ruf gefährden könnten. Um die Kontrolle zu behalten, ohne Mikromanagement zu betreiben, können Manager, wie bereits erwähnt, kollaborative Tools verwenden, um Aufgaben aufzuschlüsseln, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und klare Fristen und Erwartungen festzulegen. Dieser Ansatz erleichtert die effektive Kommunikation dessen, was von jedem Teammitglied erwartet wird, und macht eine ständige Kontrolle überflüssig.
- Akzeptanz, Respekt und Diversität
Wenn Sie ein Softwareentwicklungsteam einstellen oder ein Offshore-Entwicklungszentrum in einem anderen Land einrichten, werden Sie auf verschiedene Unterschiede zwischen den Teammitgliedern stoßen. Nehmen Sie sich die Zeit, um die kulturellen Unterschiede innerhalb des Teams kennenzulernen. Schaffen Sie mit diesem Wissen eine unterstützende Arbeitsumgebung, die die einzigartigen Perspektiven jedes Einzelnen respektiert und anerkennt. Berücksichtigen Sie außerdem die Unterschiede zwischen den Zeitzonen bei der Erstellung von Zeitplänen, die dem Team entgegenkommen.
- Regelmäßige Kontrollen durchführen
Meetings haben zwar einen schlechten Ruf, aber es ist nicht möglich, sie ganz zu vermeiden. Es kommt darauf an, das richtige Gleichgewicht zu finden. Vermeiden Sie eine übermäßige Terminplanung, aber stellen Sie sicher, dass Sie genügend Kontrollbesprechungen abhalten. Ein regelmäßiger Kontakt mit den Teammitgliedern, insbesondere den Teamleitern, trägt dazu bei, dass alles reibungslos abläuft, und ermöglicht eine rechtzeitige Problemlösung. Die Häufigkeit der Check-ins hängt von Faktoren wie der Projektkomplexität und der Teamleistung ab, doch sollte ein ausgewogenes Verhältnis gefunden werden, das alle Beteiligten auf dem Laufenden hält, ohne sie mit übermäßigen Anrufen zu überfordern.Abschließende Überlegungen zu den Kommunikationsstrategien für Remote-TeamsDie Leitung von Remote-Teams ist eine komplexe Aufgabe, die viel Engagement, Wissen und sogar persönliches Charisma erfordert. Der Einsatz effektiver Kommunikationsstrategien für Remote-Teams kann die Antwort auf viele Probleme sein, denen Manager bei der Arbeit mit virtuellen Teams begegnen. Das Wichtigste dabei ist natürlich, dass Sie von vornherein mit zuverlässigen Entwicklern zusammenarbeiten. Je mehr Erfahrung sie haben, desto besser kommunizieren sie und desto bessere Ergebnisse erzielen sie. Gehen Sie eine Partnerschaft mit einem zuverlässigen Beratungsunternehmen ein, das Sie beim Aufbau Ihres Remote-Teams unterstützt, um eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten.
