Make or buy – Outsourcing Provider oder „Selber gründen“?

Outsourcing-Anbieter vs. Legal Entity

 Viele Unternehmen liebäugeln mit der Idee, ein eigenes Softwareentwickler-Team im Ausland aufzubauen. Es stellt sich in der Regel dann recht schnell die Frage, ob man hierfür ein eigenes Büro eröffnet oder besser die Dienste eines Outsourcing Providers in Anspruch nimmt.Im Fokus stehen nicht einzelne Projekte, die meist über einen Werkvertrag erfolgen. Vielmehr meinen wir Teams an IT-Spezialisten, welche dauerhaft, unlimitiert und 100% zur Verfügung stehen. Derartige Kooperationen sind auf mehrere Jahre angelegt und sollten deshalb genau geprüft werden.Schaut man sich die Konditionen von Anbietern genauer an (sie werden im Fachjargon meist Outstaffing-Provider genannt), so bekommt man leicht den Eindruck, dass die Dienstleister erhebliche Gebühren verlangen. Die Frage ist, wodurch diese Kosten verursacht werden und in welchem Szenario es besser ist, eine eigene Niederlassung im Ausland zu gründen.Beide Varianten besitzen Vor- und Nachteile. Für welches Modell man sich entscheidet, hängt vor allem vom Zeithorizont, der Teamgröße und der Erfahrung im Management von externen Teams ab.In diesem Beitrag lesen Sie, welche Leistungen ein Dienstleister für Sie erbringt und wie Sie durch die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing Partner profitieren können. 

Leistungen des Outsourcing-Anbieters

Infrastruktur

 Zunächst stellt der Dienstleister die Infrastruktur für das Softwareentwicklungs-Team bereit. Dies wird meist als „Facility Management” bezeichnet.Gemeint ist hier also Alles, was erst einmal vorhanden sein muss, damit die Entwickler, Tester usw. arbeiten können. Dazu gehören im Detail:

• die Bürofläche, inkl. zusätzliche Flächen, falls sich das Team vergrößert
• Konferenzräume für Meetings, Daily Stand-ups usw.
• Einrichtungen wie Möbel, sanitäre Anlagen und die Reinigung der Räume
• Internetanschluss, idealerweise redundant ausgelegt und mit ausreichend Repeatern
• IT-Admin-Services, um zum Beispiel VPNs oder lokale Testserver einzurichten
• Logistikunterstützung, um Flüge, Hotels und Transporte für Kunden zu organisieren
• Getränke, Snacks, Lebensmittelautomaten und ähnliches

Administrative Dienstleistungen

Neben der Bereitstellung der grundlegenden Infrastruktur erbringt der Outsourcing-Anbieter noch weitere Leistungen.Diese fallen in der Regel fortlaufend an und betreffen die Administration des Teams. Gerade an dieser Stelle werden Sie also tatkräftig entlastet.Im Einzelnen meint dies:

• die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter
• die Abführung von Steuern, Sozialversicherungen, private Krankenversicherung usw.
• das Rechnungswesen gegenüber den Kunden und Lieferanten
• Sprachkurse, Weiterbildungen oder andere gemeinsame Aktivitäten
• regelmäßige Firmenevents wie Sommerfeste oder Weihnachtsparty

Rechnungsstellung aus einer Hand

 Für die Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der Räume, Infrastruktur und Administration für Ihr Team zur Verfügung stellt, spricht oft die Rechnungsstellung.Gerade im Bereich des Outstaffing haben viele Dienstleister eine Gesellschaft zum Beispiel im DACH-Raum oder in Deutschland, über die Rechnungen gestellt werden.Hier liegt auch ein wesentlicher Unterschied bzw. eine Vereinfachung. Eine Rechnung aus einer Hand hat große Vorteile: Sämtliche oben genannten Leistungen werden in einer Servicepauschale oder Service Fee zusammengefasst. Das ganze „Micromanagement” entfällt.Dies kommt insbesondere dann zum Tragen, wenn man ein kleines Team von IT-Fachkräften hat. Würde man selbst ein Unternehmen gründen, müssten alle Leistungen direkt oder indirekt administriert und abgewickelt werden. Dies kostet Zeit und Geld. 

Der wahre Mehrwert eines Providers

 Der wesentliche Mehrwert eines Outsourcing-Dienstleister liegt nach unserer Überzeugung jedoch in Bereichen, die Sie nicht zwingend auf einer Rechnung oder einem Angebot finden.Zum einem betrifft dies das Thema Personalbeschaffung. Mit einem bereits existierenden und sehr gut eingespielten Recruiting-Team, das über ein gut aufgebautes Netzwerk verfügt, haben Sie klare Wettbewerbsvorteile.Ihr Anbieter ist schon viele Jahre vor Ort, in dem Land, in welchem Sie ein Team aufbauen möchten. Er besitzt also detaillierte Kenntnisse des lokalen Arbeitsmarktes und Lohnniveaus.Der Outsourcer hat sich oftmals im lokalen Markt einen Namen aufgebaut. Es ist deshalb leichter über ihn gute Entwickler zu finden. Employer Branding, von Ihnen betrieben, dauert seine Zeit.Die langjährige Erfahrung mit der Kultur ist durch nichts zu ersetzen. Sie hilft dabei, Verhaltensweisen richtig zu interpretieren und adäquat zu reagieren. Der Provider agiert somit als Brücke, Moderator und „Diplomat” zwischen den Kulturen.Feiertage spielen in allen Kulturen eine große Rolle und stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl. Sie zu missachten, könnte fatale Folgen haben. Der Dienstleister kennt landesspezifische Feiertage, wie z.B. „Women’s Day” oder “Developer Day”.Er organisiert Events und Partys; sein lokales Knowhow hilft ihm. Eventuell wird er sogar seine Kunden miteinander vernetzen, indem er Events veranstaltet, bei denen sich Kunden treffen, austauschen und voneinander lernen können.Aufgrund der Erfahrung steht der Provider in der Anfangsphase vor allem beratend zur Seite. Die Expertise hilft, Fehler zu vermeiden, die den Erfolg von Anfang an gefährden könnten.Wenn ein Team ganz am Anfang noch recht klein ist, dann fühlt es sich oft etwas “verloren” an. Ihr Partner vor Ort kann hier ein Gemeinschaftsgefühl aufbauen, indem er Teams zusammen in ein Büro setzt.Oftmals bieten solide Provider neben Standardverträgen (in Englisch) auch Verträge in der Sprache des Kunden an. Als Kunde erleichtert dies Vertragsverhandlungen und minimiert Kosten, falls externe Rechtsberater engagiert werden müssen. 

Geschwindigkeit und unternehmerisches Risiko

 Dadurch dass Sie mit einem Partner zusammenarbeiten und dessen Infrastruktur nutzen können, lassen sich Entwicklungsteams meist schneller zur Verfügung stellen. Das Recruiting übernimmt der Provider für Sie. Sie können deutlich schneller mit der Arbeit beginnen.Ihr Risiko ist gering, denn sehr kurze Vertragslaufzeiten erlauben es, das Team recht schnell aufzulösen, sollte dies nötig werden. So lassen sich die Kosten bis zu einem Monat ganz auf Null runterfahren.Aufgrund der langjährigen Erfahrung und dem kulturellen Verständnis weiß der Serviceanbieter, wann er ein Thema eskalieren muss. Er ist vor Ort und sieht Probleme, Konflikte o.ä., der der Kunde aus 2000 km Distanz nicht direkt erkennen kann. 

Wann ist eine eigene Niederlassung die bessere Wahl?

 Bisher scheint es so, als wäre die Zusammenarbeit mit einem Anbieter die einzige und beste Option. Es gibt aber durchaus auch Situationen, in denen eine eigene Niederlassung die bessere Wahl ist.Wenn es darum geht, gegenüber den eigenen Investoren „Größe” darstellen zu wollen, auch hinsichtlich der eigenen Bewertung, sollte man eine Legal Entity gründen, sich aber über die Risiken im Klaren sein.Unserer Erfahrung nach ist es sinnvoll, über einen eigenen Standort nachzudenken, wenn man mehr als 30-40 Mitarbeiter benötigt – also ab einer gewissen Teamgröße.Eine gute Variante ist es, mit einem Partner zu starten, dann das Team auf diese Größe in den ersten Jahren wachsen zu lassen und später die Mitarbeiter zu übernehmen. Dies kann in den Verträgen mitberücksichtigt werden (sog. “Buy-out clause”). Am besten besprechen Sie dies direkt bei den Vertragsverhandlungen, um eventuelle „utopische“ Forderungen später nicht nachverhandeln zu müssen. 

Fazit

 Der Outsourcing-Provider übernimmt eine Reihe von Aufgaben, die zunächst nicht so offensichtlich sind. Gerade aber diese Aufgaben helfen Stolpersteine zu umgehen, Fehler zu vermeiden und ein Softwareentwicklungs-Team erfolgreich aufzubauen.Dies vor allem dadurch, dass der Anbieter direkt vor Ort ist, mehr weiß, mehr sieht und mehr bewirkt. Mit einem erfahrenen Dienstleister an Ihrer Seite haben Sie es einfacher.Sollte Ihr Team eine bestimmte Größe erreicht haben, wird es sinnvoll, über eine eigene Legal Entity nachzudenken. Sie können dann Infrastruktur und Administration selbst übernehmen und ein Backoffice-Team dafür vorhalten, dass Ihre Entwickler unterstützt.Sprechen Sie mit uns über beide Varianten!